各位研究生：

同济大学研究生重要国际学术会议奖励基金自2007年设立以来，每年资助数百名研究生参加国际上具有影响力的学术会议，对于活跃研究生学术思想，拓宽研究生国际视野，起到积极的作用。经学校批准，2023年的会议基金资助专项由各学院负责组织申报，具体通知如下：

一、资助对象和资助条件

1、申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：

（1）热爱祖国，拥护中国共产党领导，思想政治素质优秀；遵守国家法律、法规，遵守公民道德规范，遵守学校管理制度，自觉践行社会主义核心价值观；

（2）全日制脱产非定向委培的在读博士生、硕士生；

（3）恪守学术道德规范，具有较强的科研能力和外语交流能力；就读以来有较好的学习成绩与科研业绩，无课程不及格记录；

（4）以第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者）撰写并以同济大学为第一署名及通讯作者单位的学术论文或摘要，被在境外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用，且该会议被列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》；

（5）参加国际学术会议的内容必须与学位论文研究有关；

（6）申请人获邀在国际会议上完成或将做口头或展板报告；

（7）身心健康。

2、原则上每位研究生本年度可获一次资助。

3、研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。

4、需严格按学校党委研究生工作部、外事办公室关于学生因公出国境（包括线上参加国际学术交流活动）管理规定，在参与前完成学生出国（境）系统（myportal系统）的审批手续，获批后方可进行。

二、基金资助要求和资助标准

本基金2023年度主要用于资助学生参加列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》的国际学术会议所产生的出国（境）费用含往返旅费、城市间交通费、住宿费、会议注册费、签证费、保险费等合理费用。往返旅费是指申请人居住地到国际会议举行所在城市之间一次往返旅费，原则上国际机票应在我国航空公司运营的国际航线预定。

国际学术会议按学科分为三类：顶级会议（代表本学科领域最高水平的国际会议）、A类会议（代表本学科高水平国际会议）、B类会议（学术水平较高、按一定时间间隔规范化、系列性召开的国际会议）。会议资助额度上限将按照会议等级而定，优先资助等级高的会议，详情见下表：

表：国际会议资助额度限额

研究生完成参会任务，凭相关的票据在资助额度下按学校相关财务要求实报实销，不足部分由导师科研项目经费或者个人承担。同一个会议被列入多个学科目录中，则按本学科专业规定的标准执行。学生如申请的会议属于跨学科，可参照其他相关学科的国际会议进行资助。如资助额度、资助范围有特殊情况，须经学院会议基金专家组评议后确定。

三、基金资助流程

1、学生申请申请材料如下：

（1）《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》；

（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请函、论文录用情况证明、申请者宣读论文时间安排表（请用记号笔标注出本人作报告信息）、会议网址，并提供申请人本人进行口头报告的照片及其他辅助证明材料等（建议将照片放入word文档并进行相应的文字说明）；

（3）被接收的会议论文全文（材料须体现该论文本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或本人导师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为同济大学）；

（4）按照学校要求办理的因公出国（境）任务批件；

（5）会议相关费用收据发票及相应银行付款记录。

2、学院评审：学院审核材料，并由专家评审，确认拟资助名单，并在院内公示不少于5个工作日。

3、办理派出手续：研究生参加会议前需按照学（研）工部及外事办要求办理好相关审批手续。

4、报销手续：会议结束后一个月内研究生按要求完成参会总结、及进行公开学术交流（如在课题组、学院及其他场合内汇报），并将报销材料递交给学院。学院审核通过，在财务处系统授权，研究生凭相关票据到财务处办理报销。报销材料如下：

（1）论文集封面、论文集目录、论文集中本人会议论文扫描电子版；

（2）报告人会议日程安排电子版（含报告人名字、论文题目，由会议主办方印刷）；

（3）国际会议总结报告（含参加国际会议时的会场及本人进行口头报告的相关照片2张）；

（4）因公出国（境）任务批件；

（5）会议相关费用：签证费发票、往返机票发票原件、登机牌与行程单、会议注册费或住宿费收据发票、银行付款证明。

5、具体报销流程按照财务处相关要求办理。资助经费务必在每年12月15日前完成报销进账，逾期资助资格自动取消。获得资助但擅自放弃者，各学院有权根据实际情况给予责任追究。

联系人：武老师，邮箱：tjwg@tongji.edu.cn。

土木工程学院

2023年3月21日